Kim jest sygnalista?
Sygnalista, znany również jako whistleblower, to osoba która była, jest lub będzie powiązana z pracodawcą stosunkiem pracy, zgłaszająca nieprawidłowość w kontekście związanym z pracą. Sygnalista odgrywa kluczową rolę w wykrywaniu nieprawidłowości w miejscu pracy lub środowisku zawodowym. Jego działania mają na celu zgłoszenie sytuacji, za które pracodawca ponosi odpowiedzialność, opierając się na rzetelnych dowodach. Współpracuje on z organizacją, dążąc do rozwiązania problemów i poprawy sytuacji.
Działania sygnalistów przyczyniają się do zwiększenia wykrywalności malwersacji oraz identyfikacji błędów w zarządzaniu. Dzięki temu możliwe jest podjęcie odpowiednich kroków naprawczych, co wpływa pozytywnie na funkcjonowanie firmy oraz zachowanie standardów etycznych i prawnych.
Nowy obowiązek prawny sygnalistów
Na mocy ustawy o ochronie sygnalistów, podmioty prawne i publiczne są zobligowane do wdrożenia odpowiednich procedur przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa i ochrony osób takie naruszenia zgłaszających. Naruszenia mogą zostać zgłoszone nie tylko wewnątrz organizacji, ale także do organów publicznych lub Rzecznika Praw Obywatelskich, a także ujawnione publicznie.
Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?
Wdrożenie muszą przeprowadzić wszystkie podmioty publiczne i prawne, zatrudniające więcej niż 50 pracowników (niezależnie od formy zatrudnienia), a także organizacje wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska niezależnie od wielkości oraz Organy Publiczne.
Co należy zrobić?
Wspomniane podmioty są zobowiązane:
• ustalić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
• wskazać poufny sposób przekazywania zgłoszeń (kanał do ich przyjmowania);
• wskazać wewnętrzną jednostkę/osobę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
• potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni i przekazać informację zwrotną do 3 miesięcy;
• zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
Zadaniem podmiotów zobligowanych do wdrożenia postanowień ustawy jest także uniemożliwienie nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienie ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Narzędzie do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach
Sygnanet to szyfrowany i bezpieczny system informatyczny online do przyjmowania i procedowania zgłoszeń o nieprawidłowościach, który zapewnia pełną poufność treści zgłoszeń oraz przekazanych załączników. Umożliwia dwustronną komunikację (także z anonimowym sygnalistą), prowadzenie automatycznego rejestru spraw, pełną rozliczalność i kontrolę dostępu.
Narzędzie spełnia wszystkie wymogi prawne, automatyzuje procesy, zabezpiecza dane i informacje, a do tego jest bardzo proste w obsłudze i gotowe do działania w klika minut!
Bezpieczeństwo treści zgłoszenia sygnalisty zostało zapewnione na kilku poziomach:
• szyfrowanie treści przekazywanego zgłoszenia (na urządzeniu zgłaszającego);
• możliwość odszyfrowania treści zgłoszenia tylko przez ustalonego odbiorcę;
• przekazywanie treści zgłoszenia z urządzenia sygnalisty na serwer wyłącznie w szyfrowanym pliku.
Zaufani twórcy systemu
Sygnanet jest częścią spółki technologicznej Specfile Project. Twórcy rozwiązania mają duże doświadczenie w branży cyberbezpieczeństwa. Od ponad 20 lat z sukcesami tworzą narzędzia internetowe służące milionom Polaków na co dzień.
W ich portfolio znajdują się takie rozwiązania jak Przelewy24, Bilety24, Specfile czy Specprawnik.
Z Sygnanet korzysta już ponad 250 firm i instytucji. Od banków, instytucji finansowych i pośredników płatności, przez uczelnie i urzędy, po firmy produkcyjne i technologiczne. Sygnanet to uniwersalny system odpowiedni dla każdej branży.
Sygnanet to cały ekosystem whistleblowingowy, stworzony z myślą o spełnieniu wszystkich potrzeb organizacji
Wraz z poufnym kanałem do przyjmowania zgłoszeń, Zespół Sygnanet przygotował dla Państwa pełen pakiety wdrożeniowy, który pozwoli wyeliminować obawy związane z wdrożeniem nowego prawa w Państwa organizacjach:
• wzór procedury wewnętrznej, który z łatwością można dostosujesz do swoich potrzeb. Dokument został stworzony przez prawnika specjalizującego się w temacie sygnalistów;
• eksperckie szkolenie wideo dla pracowników dotyczące zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów;
• platformę wdrożeniową z materiałami edukacyjnymi dla odbiorców zgłoszeń (w tym Akademię Wiedzy prowadzoną przez ekspertów z branży prawnej, RODO i compliance);
• materiały edukacyjne dla pracowników oraz bezpłatne wsparcie prawne dla nich;
• dedykowanego opiekuna klienta.
Kiedy potrzebujesz produktu Sygnanet?
• jesteś podmiotem prawnym albo publicznym zatrudniającym więcej niż 50 pracowników (niezależnie od formy zatrudnienia), albo wykonujesz działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska niezależnie od wielkości albo jesteś Organem Publicznym,
• chcesz zabezpieczyć swoje interesy i „ubezpieczyć” swoją organizację przed błędami ludzkimi, wyciekiem poufnych informacji, konsekwencjami reputacyjnymi, finansowymi oraz karnymi.
Kluczowe cechy Sygnanet spełniające wymogi ustawy o sygnalistach:
• Przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów za pomocą szyfrowanego end2end systemu, który zapewnia pełną poufność zgłoszeń.
• Formularz zgłoszeniowy online dla sygnalistów dopasowany do potrzeb organizacji (także anonimowy).
• Dwustronna i poufna komunikacja odbiorca zgłoszenia-sygnalista z możliwością wymiany załączników np. dowodów, w każdym formacie.
• Zarządzanie dostępem do zgłoszeń.
• Poufne rozpatrywanie zgłoszeń w systemie (statusy, etykiety, notatki, protokół końcowy).
• Automatyczny rejestr zgłoszeń.
• Przypomnienia o terminach odpowiedzi i inne powiadomienia dotyczące zgłoszeń.
• Gotowe wzorce odpowiedzi dostosowane do potrzeb wynikających z ustawy.
• Kasowanie danych po upływie retencji.
• Realizacja prawa osób wynikających z RODO.
• Uwierzytelnienie dwuskładnikowe do panelu odbiorcy zgłoszeń (2FA).
• Formularz zgłoszeniowy posiada ułatwienia dostępu dla osób z niepełnosprawnością.
• Zapewnia pełną rozliczalność (dokładna historia zgłoszenia i akcji użytkowników).
• Kilka języków panelu odbiorcy i kilkanaście języków formularza zgłoszeniowego.
• Kanał wewnętrzny i zewnętrzny są od siebie niezależne.
• Dla Organów Publicznych: zautomatyzowane sprawozdania do RPO zawierające dane statystyczne za każdy rok kalendarzowy.
Sygnanet
Tak, system realizuje prawa osób wynikające z RODO, umożliwia zarządzanie retencją danych oraz zapewnia pełną rozliczalność działań użytkowników
Dostępne są trzy pakiety: Standard, Premium i Enterprise. Różnią się liczbą dostępów dla odbiorców zgłoszeń, ale każdy z nich obejmuje pełne funkcjonalności systemu, nielimitowaną liczbę sygnalistów, pakiet wdrożeniowy i obsługę kanałów wewnętrznego oraz zewnętrznego
Pakiet wdrożeniowy obejmuje profesjonalny draft procedury, eksperckie szkolenie wideo dla pracowników, materiały edukacyjne oraz indywidualne wdrożenie z opiekunem klienta
Nieprawidłowe wdrożenie przepisów może skutkować konsekwencjami finansowymi, reputacyjnymi, a nawet sankcjami karnymi dla organizacji
Tak, system pozwala na składanie anonimowych zgłoszeń i zapewnia dwustronną komunikację, która chroni tożsamość sygnalisty
Tak, panel odbiorcy zgłoszeń dostępny jest w kilku językach, a formularz zgłoszeniowy w kilkunastu
.jpg)
.png)
.png)